Daar waar de een een schoenendoos vol met bonnetjes probeert georganiseerd te krijgen en waar weer een ander complexe excel sheets probeert te onderhouden… er zijn vele manieren om de administratie van je bedrijf als een dood gewicht te laten aanvoelen.
Je kan er niet omheen als je voor jezelf bent begonnen: de administratie. Je krijgt te maken met facturen, klanten en leveranciers, belastingen en banken. Allen zorgen voor een behoefte aan informatie en niet in de laatste plaats jijzelf. Je moet aan het einde van het jaar belastingaangifte doen, je moet zorgen dat je je rekeningen betaald en dat je klanten jou betalen, je moet overzichten, winstverwachtingen en balansen kunnen laten zien als je met de bank in contact komt voor een financiering. Je moet een heleboel andere dingen als je dat wil gaan doen wat je echt wilt.
De gouden regel hiervoor? Maak het je makkelijk en gebruik een goed programma voor het bijhouden van je administratie en vraag hulp waar nodig!
Maar wat is nu een goed boekhoudprogramma? Daar is geen eenduidig antwoord op te geven. Elk bedrijf is anders, en elk persoon is anders. En geeft andere voorkeuren. En er zijn honderden software pakketten te vinden online. Dus hoe kom je tot de juiste beslissing.
1. Maak een wensenlijstje
Ga bij jezelf na wat voor jou belangrijk is waaraan een boekhoudprogramma moet voldoen. Tuurlijk, een balans, verlies en winst rapport, het standaardwerk, dat zit in alle programma’s.
Om een voorbeeld te geven: bij de keuze die ik maakte vond ik het belangrijk dat het pakket een digitaal archief had, zodat ik alle bonnen, facturen en relevante documenten online bij mijn administratie beschikbaar had. Daarnaast een duidelijke BTW module, niet te hoog in de kosten, facturen en andere uitgaande documenten moesten volledig gepersonaliseerd kunnen worden. En natuurlijk, als administrateur, wilde ik meerdere administraties bijhouden vanuit 1 omgeving.
Wees zo uitgebreid mogelijk met je lijst. Het aanbod is enorm dus de kans dat al je wensen vervuld kunnen worden is vrij groot.
2. Maak een shortlist
Als je al je wensen op een rijtje hebt, ga je kijken welke programma’s hieraan voldoen. Probeer het aantal klein te houden, door bijvoorbeeld te kijken naar aantal gebruikers, beoordeling van anderen, wat goed voelt. Heb je dan een shortlist, hou je daaraan. Laat je niet verleiden dan toch weer verder te kijken. De kans is heel groot dat als de pakketten op je shortlist voldoen aan je wensen, dat andere gebruikers positief zijn, dan zit hier het juiste pakket voor je tussen. Toch verder kijken verhoogt alleen twijfel en frustratie.
3. Laat het onderzoeken beginnen
Youtube is niet alleen voor vloggers en kattenfilmpjes. Het internet zit vol tutorials, reviews, how-to’s over de programma’s die nu op je shortlist staan. Bekijk ze, zorg dat je een gevoel krijgt voor het programma. Kijk hoeveel werk het je kost maar ook hoeveel werk het je uiteindelijk scheelt. En kijk vooral naar materiaal met een andere bron dan de aanbieder zelf. Kans is heel groot namelijk dat die bevooroordeeld is.
Indien beschikbaar vraag een proefabonnement aan. Dit is de beste manier om de werking van het pakket te ervaren. Is het gebruikersvriendelijk en duidelijk voor je?
En praat met collega’s, andere gebruikers. Dit gaat eigenlijk op voor het hele proces. Leer van anderen wat de mogelijkheden zijn, de kansen en valkuilen.
Conclusie
Je administratie mag nooit onvoldoende zijn, maar zeker ook nooit te uitgebreid, te complex. Maak het jezelf makkelijk en besteed bij het begin er voldoende tijd aan om de boel goed in te richten. Hierbij past een goed boekhoudprogramma en is voor een ieder die onderneemt goed haalbaar. Begin je net? Begin dan meteen goed. Ben je al een tijdje bezig, bekijk of je op de juiste weg bent.
En ben je dan goed op weg, dan is de administratie in ieder geval geen belemmering meer voor succes!